Coordonnateur des appels d'offres

Chez Lyft, notre mission est de servir et de connecter. Nous y parvenons en favorisant un environnement de travail où chacun trouve sa place et a la possibilité de s'épanouir.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des appels d'offres est la pierre angulaire de l'équipe. En collaboration avec les responsables et les spécialistes des appels d'offres, il/elle veille à ce que chaque appel d'offres suive un processus rigoureux et bien géré, garantissant ainsi le respect des délais, la clarté des attentes pour chaque contributeur et l'absence d'oublis. Ce poste est axé sur la coordination des processus et des projets, et non sur la stratégie ou le contenu. Le/la candidat(e) idéal(e) est une personne très organisée, minutieuse et proactive : capable de structurer des situations complexes, de gérer simultanément de nombreux éléments et d'assurer le suivi auprès de ses collègues au sein de l'entreprise pour assurer la progression des projets. Ce poste représente un excellent tremplin pour une personne souhaitant évoluer dans le domaine de la gestion des appels d'offres.

Responsabilités: 

• Soutien à la planification et à l'ordonnancement des appels d'offres • Fournir du soutien aux gestionnaires d'appels d'offres dans l'élaboration de plans d'action à rebours à partir de la date de soumission, y compris les étapes clés, les phases de validation, les échéances internes et les marges de sécurité.

• Créer et tenir à jour les outils de suivi, les calendriers et les matrices de responsabilités (par exemple, RACI) pour chaque appel d'offres.

• Veiller à ce que les plans soient mis à jour en fonction des changements d'échéancier et signaler rapidement au responsable de l'appel d'offres tout risque lié au calendrier.

• Aide à la planification et à l'ordonnancement des appels d'offres • Appuyer les gestionnaires d'appels d'offres dans l'élaboration de plans de soumission structurés à rebours à partir de la date de dépôt, incluant les étapes clés, les phases de validation, les échéances internes et les marges de sécurité.

• Mettre en place et tenir à jour les outils de suivi, les calendriers et les matrices de responsabilités (par exemple, RACI) pour chaque appel d'offres.

• Veiller à ce que les plans soient mis à jour en fonction des changements d'échéancier et signaler rapidement au responsable de l'appel d'offres tout risque lié au calendrier.

• Suivi, relance et responsabilisation • Assurez le suivi de chaque livrable, responsable et échéance au sein de l'équipe d'appel d'offres et des fonctions associées (juridique, finances, opérations, technique, ventes).

• Envoyez des rappels clairs et opportuns et assurez un suivi des contributions manquantes afin qu'elles soient complètes et reçues dans les délais.

• Signalez rapidement au gestionnaire de l'appel d'offres tout retard ou risque d'échéance, en fournissant un résumé clair de l'impact.

• Conservez un compte rendu des actions et des décisions prises lors des réunions d'appel d'offres et assurez-vous de leur clôture.

• Documentation d'appel d'offres et conformité • Examiner les documents d'appel d'offres dès leur publication et établir des matrices de conformité et des listes de contrôle des exigences.

• Assurer le suivi des questions, réponses et addenda des clients, et veiller à ce que les modifications soient communiquées à l'équipe et intégrées au plan.

• Effectuer les derniers contrôles de conformité (formatage, nombre de pages, formulaires obligatoires, signatures, certifications et pièces jointes) avant soumission.

• Gérer la logistique des soumissions sur les portails clients : inscription, téléchargements et accusés de réception.

• Coordination des réunions et des examens • Planifiez et organisez des réunions de lancement, des réunions de statut et des séances de révision (par exemple, révisions de l'équipe couleur).

• Préparez les ordres du jour, faites circuler les documents à l'avance, prenez des notes et distribuez les actions par la suite.

• Coordonner la disponibilité des réviseurs et consolider les commentaires des